Việc thuê trụ sở văn phòng đương đại , tại một vị trí thuận tiện , không phải là việc dễ dàng đối với mọi doanh nghiệp , trong thời điểm giảm chi phí là mục tiêu mà nhiều đơn vị đang đề ra và hướng tới. Vì vậy nhiều doanh nghiệp đã tìm đến dịch vụ văn phòng ảo như một giải pháp hiệu quả. Giải pháp văn phòng “ảo” cho phép các doanh nhân không để ý túc trực tại văn phòng mà có khả năng điều hành doanh nghiệp từ bất kỳ nơi nào với chỉ một chức vị email và một máy điện thoại. Tất thảy những dịch vụ này đều được văn phòng “ảo” quản lý một cách chuyên nghiệp từ những giải pháp công nghệ thông tin mới nhất. Chị Vũ Hằng , đại diện dịch vụ cho thuê văn phòng ảo khu Giảng Võ cho biết: “Ngày nay , sự phổ thông của Công nghệ thông tin và viễn thông đã khiến tỷ lệ các cuộc gặp trực tiếp đã nhường chỗ cho giao tiếp qua điện thoại và email. Vì vậy , tôi ý rằng việc đầu tư cho văn phòng là một sự lãng phí”. Mô hình dịch vụ này rất hợp lý với các tổ chức ngoại quốc cần văn phòng đại diện tại Việt Nam; các nhóm làm việc theo dự án; các doanh nghiệp mới thành lập hay các công ty muốn mở văn phòng đại diện. Anh Trịnh Đức Phú , Giám đốc doanh nghiệp Văn phòng trọn gón chia sẻ: “Cách thức làm việc trong thời buổi hiện nay người ta tính đến sự tiện lợi , họ có khả năng ngồi ở TPHCM nhưng vẫn làm việc ở đây , đúng là như vậy văn phòng ảo vẫn giữ được hình ảnh của công ty , gọi điện vẫn có người đáp lại , vẫn có hệ thống chuyển cuộc gọi đến , mặc dù có thể mình đang ở TPHCM , nhưng một khách hàng gọi đến doanh nghiệp ở Hà Nội , mình vẫn nhận được cuộc gọi từ văn phòng ở Hà Nội. Khách hàng sẽ có cảm giác đang thực sự gọi đến công ty”. xuất hiện tạiViệt Nam khoảng 10 năm trở lại đây , nhìn chung hoạt động của loại hình dịch này khá hiệu quả , tính hiệu quả được nói đến nhiều nhất ở phí tổn dành cho văn phòng , tiết kiệm đến 90% so với một văn phòng cho thuê theo kiểu truyền thống. Giá văn phỏng ảo cho thuê có chi phí giao động từ 50-170 USD còn tuỳ vào gói dịch vụ , vị trí và diện tích mà các doanh nghiệp sử dụng , khách hàng đã có trọn vẹn các dịch vụ trợ giúp cho việc phát triển của công ty mình như đặt bảng tên công ti , gặp mặt sang trọng, có bộ phận tiếp tân , điện thoại , fax , email , v..v và các dịch vụ theo đề nghị khác. “Một tháng các doanh nghiệp phải như trả cho văn phòng cho thuê kiểu truyền thống từ 1000 – 15000 USD/tháng , nhưng với văn phòng “ảo” chỉ cần 100 USD/tháng là bạn có khả năng hoạt động thường nhật , đây là sự dị biệt rõ nhất khi so sánh”. Khi được hỏi về tính chính đáng của loại hình dịch vụ này , anh Phú khẳng định: “Tại khoản 1 điều 35 của Luật doanh nghiệp quy định: Văn phòng được gọi là văn phòng đại diện bình thường cần có tên , Tấm giấy ghi tên tuổi rõ ràng , số fax , số điện thoại. Văn phòng “ảo” đáp ứng đầy đủ những chức năng đó , nên loại hình văn phòng này tuyệt đối đúng pháp luật”. Trong thời buổi này mọi phí tổn đều biến động theo khuynh hướng Thêm lên thì dịch vụ văn phòng ảo giá rẻ lại cung cấp được một môi trường làm việc đầy đủ với một mức chi phí thấp khiến cho khá nhiều doanh nghiệp tìm đến với dịch vụ này.
