Phổ biến nhà mời thầu ngại nói về Chi phí trong buổi mời thầu với các nhà tổ chức sự kiện. Họ đề cập rằng "Các ông cứ thỏa sức lập kế hoạch và trình bày ý tưởng hiệu quả nhất, chúng tôi sẽ xem xét và cân dối phương án phù hợp với ngân sách". Thế là nhà tổ chức sự kiện bắt đầu đề xuất một kế hoạch thật hoành tráng với mức ngân sách vượt quá ngưỡng mà bạn thầm định gấp nhiều lần. Bạn cần phân tích chi phí của mình sao cho phù hợp với các hạng mục cần thiết nhất cho sự kiện. Tham khảo báo giá từ các nhà sự kiện để có mức giá cạnh tranh nhất, nhưng hãy chú ý nhà sự kiện báo giá thấp nhất chưa chắc đã mang lại thành công nhất cho sự kiện của bạn. Chẳng có lý do gì để không đề cập với nhà tổ chức sự kiện khoản chi phí tổ chức sự kiện đó. Điều này sẽ không làm mất thời gian cho cả hai bên, nếu bạn chỉ có 30 triệu đồng cho việc tổ chức lễ khai trương sắp tới, hãy chia sẻ thẳng thắn với nhà tổ chức sự kiện, và yêu cầu hoặc xin tư vấn cho bạn 1 phương án khả thi nhất. Đừng ngần ngại đề cập rõ ngưỡng ngân sách của bạn để có 1 phương án phù hợp
