ta không phải là một cá nhân tổ chức event, nhưng chúng ta thường xuyên buộc phải tổ chức những event cho công ty, cho tổ chức của ta. Vậy, làm làm sao để tự tổ chức tốt một event nội bộ mà không có sự nhập cuộc của môi giới ? Hẳn là có rất nhiều cá nhân đã từng làm qua một sự kiện mà không biết. Ví dụ, chúng ta tổ chức một buổi sinh nhật tại nhà và mời bằng hữu đến tham dự - đó cũng là một sự kiện. doanh nghiệp bạn tổ chức một buổi team building và chúng ta là cá nhân nhận nhiệm vụ lên kế hoạch và tổ chức trò chơi cho mọi người thì chúng ta đang thực hiện một event đấy, chỉ có điều, đó là một event quy mô nhỏ và trong nội bộ, phải nếu có sơ xuất nào thì mọi người cũng đơn giản bỏ qua hơn là việc một môi giới nào đó tổ chức và làm "bể show". Để có thể tổ chức tốt một sự kiện, ngoài những điều cốt yếu chúng ta đã được học như lên ý nghĩ đó, viết ke hoach to chuc su kien, dự trù chi phí sự kiện, điều tra địa điểm thì hãy cùng xem thêm một số bí quyết để tránh sai sót trong quá trình thực hiện. 1. Hãy tham khảo ý kiến của những người làm trước Ví dụ, hàng năm công ty bạn đều tổ chức đi chơi lễ 2-9 và năm nay, thay bởi vì giao cho phòng Hành chính - nhân sự như mọi năm thì sếp lại giao cho phòng marketing hay Kinh doanh của bạn. Việc thứ nhất chúng ta cần làm là cần dùng viết và sổ ghi chú lại các ý kiến mà người làm trước đưa ra (dự trù kinh phí ăn ở đi lại cho 30 người trong 3 ngày, các vị trí đã đi rồi để không đề xuất lặp lại, những trò chơi nên tránh bởi vì những năm trước mang lại hiệu ứng không tốt, sắp xếp thời gian để khi đi chơi về mọi người không mệt và tiếp tục làm việc,...). 2. Hỏi nhiều năm kinh nghiệm từ những cá nhân có chuyên môn Nếu chúng ta có bạn hữu làm trong nghề tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì thật là lãng phí nếu chúng ta không tận dụng để hỏi họ về những ý tưởng cũng như nhiều năm kinh nghiệm. Ví dụ với một buổi tiệc tổng kết tất niên cho công ty cần một không khí nhiệt tình và cởi mở, họ sẽ tư vấn cho ta làm ở đâu, những tiết mục nào nên có và không bắt buộc có. Ngoài ra, họ còn có thể hỗ trợ cho ta một số nhà cung cấp giá rẻ mà thông thường, nếu tự tìm bạn sẽ không thể có mức giá ấy. 3. buộc phải nên có một sách lược cụ thể và dự trù kinh phí thật tận tâm Kể cả những cá nhân làm sự kiện uy tín và có nhiều nhiều năm kinh nghiệm, thì sau khi lập sách lược và được đối tác thông qua, thì họ cũng buộc phải dành rất nhiều thời gian để rà đi rà lại xem còn thiếu sót gì không, việc này vô cùng quan trọng bởi vì chỉ phải một chút sơ xuất thì trong quá trình tổ chức sự kiện đó sẽ bị ảnh hưởng. Chẳng hạn như tổ chức một buổi họp báo nhỏ tại doanh nghiệp, chúng ta phải cần có Media Kit, có bảng presentation giới thiệu về công ty/chương trình của mình, buộc phải có đại diện lãnh đạo đứng ra trả lời câu hỏi, có nước uống và giấy viết ghi chép cho phóng viên, lên danh sách nhà báo được mời để ở bàn lễ tân... và ta phải lên kế hoạch thật kỹ và đưa những nội dung này vào bảng dự trù kinh phí để tránh thiếu sót ngân chi cho chúng. 4. buộc phải có hạng mục chi tiết dù là chương trình nhỏ hạng mục không chỉ dùng trong nội bộ để những cá nhân tổ chức có thể theo sát chương trình vì trong quá trình sự kiện diễn ra sẽ có nhiều cụ thể nhỏ bị bỏ sót (dù chung chung ta nhớ như in trong đầu). kịch bản còn được sử dụng cho bên cung cấp Âm thanh ánh sáng để họ có thể điều chỉnh theo nội dung một cách chính xác, cho quay phim chụp hình để họ biết thời điểm nào ông Tổng giám đốc sẽ từ dưới khán phòng đi lên sân khấu phát biểu mà họ chuẩn bị hướng máy quay cho thích hợp và lấy được những góc hình đẹp, tất yếu trong event.
