Khi tổ chức một sự kiện thì có rất nhiều kịch bản, vấn đề ta phải lên chiến lược và giải quyết, đòi hỏi cần có sự sẵn sàng chu đáo, chu đáo thì sự kiện của chúng ta mới kết cục được. Nhiều điều bắt buộc cần lo lắng, tính toán, bố trí phải sự quản lý thời gian là rất tất yếu trong làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Để quản lý thời gian tốt nhằm giảm áp lực công việc ta phải chú ý các điểm sau: - Xác định ý định rõ ràng: Đề ra các mục đích chính mục tiêu phụ để từ đó có sự sắp xếp ưu tiên đối với từng loại công tác. Ví dụ nếu đây là một event nhắm vào việc thú vị càng nhiều đối tác càng tốt thì mục tiêu chính là lôi cuốn nhiều khách hàng, ý định phụ là bán được hàng, từ đó bạn mới xác định được những việc phải ưu tiên làm theo trình tự ưu tiên đó. Chia nhỏ việc làm để giải quyết và xác định công việc bắt buộc ưu tiên: Có những việc bắt buộc cần làm trước nếu không sẽ gây đình trệ tới những công tác khác, ta nên cần lên kế hoạch tổ chức sự kiện, sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết trước khi thời gian và nguồn lực có hạn. Ví dụ bạn nên buộc cần có tờ rơi trước 1 tuần diễn ra lễ để kịp thực hiện tuyên truyền phát tờ rơi đến tay khách khứa thì buộc phải tiến hành gấp việc thi công in ấn tờ rơi trước khi lo các kịch bản khác như xây cất phông sân khấu hay X - banner - vốn chỉ buộc phải có trước chương trình 1 đến 2 ngày là ổn. Tự làm hay chuyển giao cho người khác: vì quỹ thời gian có hạn, ta sẽ không làm được tất cả mọi việc buộc phải làm bởi vậy điều tất yếu là chúng ta nên san sẻ bớt công tác cho người khác, dù rằng phải chấp nhận một điều là việc làm sẽ không đúng theo ý ta. Nhưng sẽ thật là sai lạc và lãng phí nếu người trưởng dự án phải dẹp hết công tác qua một bên, ngồi xếp từng gói quà Hình như việc anh ta/chị bạn bắt buộc làm là quản lý tiến độ chung để không có kịch bản nào, nhân sự nào đi trật khỏi sách lược. >> chi phí sự kiện Kiểm soát sự lãng phí thời gian: Hãy cân nhắc cách làm sắp xếp các việc làm gây mất thời gian cho bạn và đội ngũ của ta để dành thời gian cho các việc làm nên đầu tư hơn. Ví dụ hãy dành việc phân loại thiệp mời và chuyển thiệp mời cho một vài sinh viên cộng tác bán thời gian, và dành thời gian của ta để giám sát chất lượng xây cất ngoài hiện trường.
