Địa điểm tổ chức sự kiện là hạng mục quan trọng trong bản kế hoạch làm sự kiện. công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải hình dung được mọi hoạt động của event, từ đó có mẫu nhìn tổng quát về địa điểm diễn ra sự kiện. Những hoạt động cụ thể của sự kiện đòi hỏi nên có vị trí yêu thích. Để giải quyết được vấn đề này, ta tiến hành lập bảng hạng mục về các hoạt động sự kiện theo thời gian và những yêu cầu của các hoạt động đó. Hãy hình dung các hoạt động sự kiện để xác định những nhu cầu về không gian cho yêu thích. Một số sự kiện lễ hội ngoài trời được tổ chức tại công viên, bãi biển thật hoành tráng. Cảnh trí thiên nhiên cùng với sự bài trí của con người thật tuyệt vời. Cảnh tượng đó không thể có trong hội trường nơi thích hợp với tổ chức các event như gây quỹ từ thiện có bán đấu giá các mặt hàng, các buổi hội nghị tất yếu như APEC v.v… Nhà tổ chức phải gửi bản yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau hoặc tới điều tra trực tiếp xem nơi nào có thể đáp ứng được các nhu cầu đó. Tuy nhiên không nhất thiết các nội dung hoạt động event phải ở cùng một vị trí mà trái lại tùy theo ý tưởng của nhà tổ chức mà chọn những địa điểm khác nhau sao cho ưa thích với từng hoạt động event nêu trên. Những yêu cầu đối với từng hoạt động sự kiện cần thật cụ thể và buộc phải ghi chú vào bảng yêu cầu. Không gian bố trí và diễn tập: Rất nhiều hoạt động chuẩn bị cần không gian. Không gian đảm bảo cho các hoạt động chuẩn bị tốt, không gian nên cho các hoạt động diễn tập. Có nhiều hoạt động sự kiện buộc phải tập luyện trước một cách thuần thục mới được thực hiện trong event như dẫn lễ, các lễ và thiết bị nghe nhìn, hoạt động của các diễn viên, lắp đặt thiết bị… Cuối cùng là ngân chi cho thuê địa điểm, ta buộc phải cân nhắc kĩ vì phí chỉ tính lúc event diễn ra chính thức để giảm thiểu chi phí sự kiện, nhưng điều này lại gây khó khăn cho bạn nếu bạn muốn chạy thử, diễn tập cho event
