10. Crowd-streaming – Khán giả truyền hình trực tiếp: Live-streaming, hay truyền hình trực tiếp qua internet, đã được biết đến vài năm gần đây. Ý tưởng về các hybrid event (sự kiện kết hợp cả 2 yếu tố “thực” & “ảo”) có sự tham gia của các khán giả ở xa, ngày càng trở nên quen thuộc với người làm công việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Trong năm qua, công nghệ này đã bất ngờ gây được chú ý với 2 phần mềm ứng dụng xem video trực tuyến Meerkat và Periscode. Sự quan tâm này càng mạnh mẽ hơn nữa khi Twitter công bố thu mua Periscope và Facebook cho ra mắt nền tảng truyền trực tiếp video, với đối tượng ban đầu được chọn là những người có sức ảnh hưởng và khách VIP. Khi nói đến ngành tổ chức sự kiện, về cơ bản, live-stream và crowd-stream là hai hình thức khác biệt. Live-stream được dùng khi những người làm event sử dụng công nghệ và hệ thống máy móc, để truyền tải trực tuyến sự kiện đang diễn ra. Trong khi đó, crowd-stream được tạo ra bởi chính khán giả, còn nhà tổ chức chỉ đóng vai trò hỗ trợ. 9. MatchMaking 2.0 - Kết nối người tham dự sự kiện: Event Mobile Apps đang ở giai đoạn phát triển đỉnh cao. Ngày càng nhiều nhà tổ chức sử dụng các ứng dụng điện thoại trong sự kiện của mình. Đã có nhiều case study giá trị cũng như nhiều nhà đầu tư mạo hiểm tham gia sân chơi này. Các ứng dụng sự kiện trên di động được ra đời với hai chức năng chính: thay thế cho các hướng dẫn và trở thành một cách thức để xây dựng mối quan hệ (networking). MatchMaking 2.0 cung cấp những gì thường bị hạn chế trong hầu hết các ứng dụng di động. Bằng cách khai thác khéo léo tất cả những dữ liệu có sẵn trên các trang mạng xã hội và kênh trực tuyến nói chung, giải pháp này tăng hiệu quả đáng kể cho người tham gia networking hoặc các cuộc họp nói chung. Networking vẫn nằm trong top 3 lý do đưa mọi người đến với các sự kiện. Do đó, hướng tư duy sắp tới của các chuyên gia tổ chức sự kiện chính là làm thế nào để giúp người tham dự hòa nhập vào sự kiện tốt hơn, từ đó tạo nên những kết nối có ý nghĩa hơn. 8. Săn tìm địa điểm Tìm kiếm địa điểm không có gì mới mẻ với người làm sự kiện. Các trang web hoặc nền tảng cho phép tìm kiếm một loạt các địa điểm theo yêu cầu đã xuất hiện vài năm gần đây. Các sản phẩm kỹ thuật số RFP hiện nay đang cung cấp những lựa chọn khá chi tiết để người làm sự kiện dễ dàng tìm kiếm một địa điểm mới. Hơn nữa, xu hướng chia sẻ lợi ích kinh tế theo cách nhìn vĩ mô đã tác động sâu sắc đếm ngành công nghiệp khách sạn. Các công ty như Airbnb hay Uber đang mon men gia nhập thị trường, khiến không ít chủ khách sạn phải lo sợ. Và kết quả là sự ra đời của hàng loạt trang web nhái theo hình thức hoạt động của Airbnb, cung cấp các công cụ tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện. Với cách tìm kiếm địa điểm truyền thống, nhà tổ chức sự kiện thường phải đối mặt với các chi phí vô lý liên quan đến công nghệ hoặc kết nối. Tương tự, khách trú tại khách sạn cảm thấy phiền khi họ phải chi trả cho những việc quá nhỏ nhặt. Tóm lại, tất cả đều muốn được trải nghiệm thoải mái hơn, kết nối nhiều hơn và quan trọng là ngừng-kiểu-cách. Đây là lý do vì sao hiện nay chính là thời điểm thích hợp để các nhà tổ chức sự kiện mạnh dạn bỏ qua những yêu cầu chi phí vô lý từ các địa điểm, và cần trực tiếp tiếp cận những nơi tổ chức mới, sẵn sàng cung cấp những trải nghiệm có tính tương tác cao hơn với mức giá hợp lý hơn. 7. Người đại diện: Chia sẻ một sự kiện trên các phương tiện truyền thông mạng xã hội dường như là cách tiếp cận công chúng duy nhất suốt nhiều năm qua. Các công ty đang ngày càng tạo ra nhiều đại diện xã hội hơn, bằng cách làm chủ mạng xã hội để tăng tỷ lệ đăng ký tham dự sự kiện. Tuy nhiên, công nghệ đã chứng minh, chỉ chia sẻ một dòng trạng thái ngẫu nhiên theo kiểu “Tôi đã mua vé tham gia sự kiện xyz” là không đủ. Những tương tác xã hội trực tuyến mà con người trải nghiệm, vượt xa những gì họ thể hiện ra bên ngoài. Khi mời một người tham dự một sự kiện sắp diễn ra, sẽ thuyết phục hơn nếu các thông tin về sự kiện được cung cấp đầy đủ trên các trang trực tuyến. Căn giữa Lời giới thiệu từ bạn bè, đồng nghiệp chính là một trong những yếu tố mạnh nhất thuyết phục một người đăng ký tham gia sự kiện. Thực chất đây chính là hình thức truyền miệng đã được sử dụng từ xưa. Đã đến lúc những nỗ lực quảng bá sự kiện cần sâu sắc, có tính hình tượng và có trách nhiệm hơn, ngay cả trên truyền thông đại chúng. Các công cụ này cho phép các nhà tổ chức sự kiện thời nay có thể tận dụng tối đa mạng xã hội, cũng như đưa ra các con số báo cáo hiệu kinh doanh rõ ràng và sinh động, mà đến những ông sếp ngu ngốc nhất cũng có thể hiểu được. 6. Online-staffing - Nhân sự trực tuyến: Tuyển dụng nhân sự chạy event trong ngắn hạn là thử thách đã trở nên quá quen thuộc với người làm nghề. Tuy nhiên, công nghệ đã hỗ trợ khá nhiều trong việc cải tiến quy trình tuyển dụng nhân sự thời vụ, vốn đi ngược lại nguyên tắc trong một thời gian dài. Tương tự như Venue Hunting, Online Staffing đã sang một trang mới nhờ hai xu hướng vĩ mô là các khuôn mẫu nghề nghiệp và nguồn lực. Cuộc khủng hoảnh kinh tế toàn cầu đã dẫn đến hàng loạt người độ tuổi lao động, sẵn sàng đảm nhận các vị trí ngắn hạn, thông qua các trang tìm việc trên mạng. Một lần nữa, sự lên ngôi của các dịch vụ như Upwork hay các trang web như Airbnb đang tạo ra những trải nghiệm hoàn toàn mới cho người làm event khi họ có nhu cầu tìm kiếm nhân lực hỗ trợ trong ngắn hạn. Các giải pháp nhân sự trực tuyến đem đến nhiều lợi ích cho cả người lao động lẫn nhà tổ chức khi cần thêm hỗ trợ vào ngày diễn ra sự kiện. Với đánh giá từ những nhà tổ chức sự kiện đi trước, người tuyển dụng có thể nhanh chóng nhận định khả năng làm việc của người lao động cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp của họ, từ đó sẽ giúp nâng cao hiệu quả tuyển dụng. (Còn tiếp).... Xem thêm: cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê bàn bar, cho thuê múa lân sư rồng
