sử dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành là làm việc rất cần thiết trong rất nhiều tổ chức, công ty, nhà hàng. Theo như biện pháp quản lý truyền thống thì áp lực của những người làm cho công tác quản lý văn thư là vô cùng lớn bởi những thủ thư sẽ buộc phải kiểm soát được chủ yếu hệ thống văn bản, giấy tờ lớn và rất dễ xảy ra các rủi ro, mất mát. 1. Quản lý văn thư dựa vào hệ thống khoa học thông tin. May mắn thay, hiện tại sự lớn mạnh bùng nổ kỹ thuật thông tin, các ứng dụng kỹ thuật thông tin trong quản lý đã đi vào đời sống của từng tổ chức đơn vị. Việc tin học hóa công đoạn quản lý văn thư là phong trào tất yếu trong xã hội hội nhập. Để nâng cao hiệu quả quản lý văn thư thì phải cần chuẩn hóa lại quá trình quản lý văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu một giải pháp công nghệ, từ đấy mới nâng cao khả năng kiếm tìm, tra cứu văn bản, giảm bới áp lực cho người làm dùng cho văn thư. Giúp quy trình tiếp nhận xử lý văn bản được xuyên suốt, mau lẹ và kịp thời hơn. 2. Quản lý văn thư dựa vào ứng dụng quản lý văn thư chuyên dụng. ứng dụng quản lý văn thư là một trong những phần mềm quản lý văn thư rất hiệu quả Trên thực tế cho những đơn vị tổ chức và siêu thị. ứng dụng cho phép văn thư cập nhật,quản lý lưu trữ những văn bản, hồ sơ, tài liệu vào cơ sở dữ liệu trên thứ tính. những văn bản tới được điện tử hóa thành những file văn bản, thông tin về văn bản được quản lý 1 cách hoàn toàn, yếu tố và kỹ thuật. Vậy nên việc tìm kiếm văn bản dễ dàng và nhanh chóng hơn. những văn bản được văn thư cập nhật vào ứng dụng CloudOffice sẽ được chuyển tới các đơn vị phòng ban ngay ở trên thứ tính hoặc Mobile. Văn thư chẳng hề chạy đi chạy lại chuyển văn bản như trước đây nữa, tiết kiệm thời gian đi lại, giải phóng áp lực cho phục vụ văn thư. nhiều năm kinh nghiệm hóa chức vụ văn thư có nghĩa sẽ góp tất cả nâng cao hiệu quả xử lý công việc chi hoàn toàn đơn vị tổ chức. phần mềm quản lý văn thư phổ biến các đơn vị cơ quan nhà nước như: Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, những đơn vị tập đoàn, liên doanh đã lựa mua đang chạy áp dụng trong chức vụ văn thư lưu trữ tại đơn vị mình và đã đem lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực làm việc cho những người khiến cho văn thư. Giải phóng dung tích lưu trữ hồ sơ tài liệu. Đổi mới giai đoạn, cách thức công việc có bắt mắt tiên tiến, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, tăng năng lực điều hành công việc của lãnh đạo là chủ trương đúng đắn và nhu cầu của các đơn vị tổ chức liên doanh hiện nay. Nguồn : http://www.sohoatailieu.com.vn/ hoặc http://www.sohoatailieu.net/
