Lưu Ý Quan Trọng Khi Xây Dựng Hệ Thống Phân Loại Sản Phẩm Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại

Trong kỷ nguyên của số hóa và tự động hóa, việc xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp hàng hóa mà còn là bước khởi đầu cho một chiến lược quản lý toàn diện. Một hệ thống được thiết kế đúng sẽ giúp doanh nghiệp:

• Quản lý kho khoa học
  
  
• Tối ưu sản xuất
  
  
• Chuẩn hóa dữ liệu bán hàng
  
  
• Tích hợp hiệu quả với các công cụ hiện đại như andon system, ERP, CRM, v.v.
  

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách thiết kế hệ thống phân loại chuẩn chỉnh ngay từ đầu. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi triển khai hệ thống này, đặc biệt nếu muốn phát triển lâu dài và ứng dụng trong môi trường sản xuất thông minh.

1. Xác định mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu
Trước khi thiết kế bất kỳ hệ thống nào, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích của việc phân loại sản phẩm:

• Quản lý kho chính xác hơn?
  
  
• Hỗ trợ sản xuất?
  
  
• Đáp ứng chuẩn mực xuất nhập khẩu?
  
  
• Tối ưu cho thương mại điện tử?
  
  
• Kết nối với andon system để giám sát dây chuyền?
  

Mục tiêu càng cụ thể thì thiết kế hệ thống càng sát thực tế và dễ ứng dụng.

2. Tùy biến theo ngành và đặc điểm doanh nghiệp
Không có một hệ thống phân loại "mặc định" cho tất cả. Doanh nghiệp cần căn cứ vào:

• Ngành nghề (bán lẻ, sản xuất, dược phẩm, công nghiệp nặng…).
  
  
• Số lượng sản phẩm/SKU.
  
  
• Tính chất luân chuyển hàng hóa.
  
  
• Yêu cầu truy xuất nguồn gốc.
  

Ví dụ, với ngành sản xuất linh kiện điện tử, việc phân loại chi tiết từng loại chân cắm, module, IC là bắt buộc, và dữ liệu cần đồng bộ với andon system để hiển thị chính xác khi xảy ra lỗi.

3. Chọn cấu trúc phân loại phù hợp
Hệ thống phân loại sản phẩm nên theo cấu trúc phân tầng từ tổng quát đến chi tiết:

• Cấp 1: Nhóm ngành
  
  
• Cấp 2: Danh mục sản phẩm
  
  
• Cấp 3: Dòng sản phẩm
  
  
• Cấp 4: SKU (mã sản phẩm riêng biệt)
  

Ví dụ:

• ĐIỆN TỬ → TIVI → TIVI LED → TVLED-SAM-50INCH
  

Cấu trúc này giúp:

• Tìm kiếm nhanh
  
  
• Phân tích tồn kho dễ
  
  
• Tích hợp logic với các hệ thống như ERP hoặc andon system
  

4. Chuẩn hóa cách đặt mã sản phẩm
Một hệ thống phân loại tốt cần quy tắc đặt mã rõ ràng, dễ hiểu, dễ mở rộng:

• Ký hiệu viết tắt ngành hàng
  
  
• Thêm thuộc tính sản phẩm (dung tích, kích cỡ, màu sắc)
  
  
• Không dùng ký tự đặc biệt hoặc khoảng trắng
  
  
• Tránh trùng lặp mã
  

Ví dụ mã hóa tốt:

• THUC-PHAM-NUOCSUOI-500ML
  
  
• DIEN-TU-MAYGIAT-LG-7KG
  

Chuẩn hóa mã là nền tảng để hệ thống hoạt động ổn định khi kết nối với andon system trong dây chuyền sản xuất.

5. Phân công quyền quản lý và cập nhật mã sản phẩm
Một sai lầm phổ biến là để nhiều phòng ban tạo mã mới mà không kiểm soát chặt. Hệ quả là:

• Mã trùng
  
  
• Danh mục bị phân mảnh
  
  
• Dữ liệu không đồng nhất
  

Lưu ý:

• Chỉ định bộ phận phụ trách chính (thường là bộ phận quản lý dữ liệu hoặc kho).
  
  
• Thiết lập quy trình tạo mã sản phẩm mới rõ ràng.
  
  
• Cần có bước kiểm duyệt trước khi mã mới được sử dụng trong hệ thống.
  

6. Sử dụng chuẩn phân loại quốc tế (khi cần)
Với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, nên mapping hệ thống nội bộ với chuẩn quốc tế:

• HS Code: Hệ thống mô tả hàng hóa hài hòa – dùng trong hải quan.
  
  
• UNSPSC: Chuẩn phân loại sản phẩm – dịch vụ toàn cầu.
  
  
• GS1 GPC: Hệ thống mã sản phẩm toàn cầu tích hợp mã vạch.
  

Việc áp dụng các chuẩn này còn giúp dữ liệu đồng bộ với khách hàng, nhà cung cấp và tích hợp mượt mà với andon system trong môi trường sản xuất.

7. Tích hợp với các hệ thống quản trị
Để hệ thống phân loại sản phẩm phát huy hiệu quả, cần được kết nối với:

• ERP (Enterprise Resource Planning)
  
  
• WMS (Warehouse Management System)
  
  
• MES (Manufacturing Execution System)
  
  
• CRM (Customer Relationship Management)
  
  
• Andon system – cảnh báo tình trạng sản phẩm trên dây chuyền
  

Khi các hệ thống đồng bộ, chỉ cần thay đổi thông tin ở một nơi, dữ liệu sẽ cập nhật toàn bộ, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

8. Cập nhật và bảo trì hệ thống thường xuyên
Sản phẩm thay đổi liên tục, vì vậy:

• Cần kiểm tra định kỳ dữ liệu sản phẩm.
  
  
• Loại bỏ mã không còn sử dụng.
  
  
• Cập nhật mã mới theo chuẩn cấu trúc.
  
  
• Điều chỉnh danh mục khi mở rộng ngành hàng.
  

Việc bảo trì hệ thống là bước không thể thiếu để tránh "loạn mã", nhất là khi dữ liệu được dùng làm nguồn cấp chính cho andon system hoặc báo cáo quản trị.

9. Đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống
Ngay cả hệ thống tốt đến mấy cũng sẽ thất bại nếu nhân sự không hiểu và sử dụng sai.

Lưu ý:

• Tổ chức khóa đào tạo sử dụng phần mềm và quy tắc phân loại.
  
  
• Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết.
  
  
• Tập huấn định kỳ với các nhân viên mới.
  
  
• Lấy phản hồi để điều chỉnh cấu trúc phân loại hợp lý hơn.
  

10. Ứng dụng công nghệ AI & tự động hóa
Doanh nghiệp có thể tích hợp AI để:

• Gợi ý phân loại sản phẩm tự động theo mô tả
  
  
• Đọc hình ảnh để xác định sản phẩm
  
  
• Phân tích dữ liệu bán hàng để nhóm lại sản phẩm
  

Việc này càng hiệu quả khi kết nối trực tiếp với andon system, giúp hệ thống hiển thị đúng mã sản phẩm và cảnh báo lỗi kịp thời theo thời gian thực.

11. Tối ưu hóa cho tăng trưởng dài hạn
Khi xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm, đừng chỉ nhìn vào hiện tại. Hãy:

• Dự trù sự tăng trưởng SKU theo từng năm
  
  
• Mở rộng cấu trúc mã cho sản phẩm mới
  
  
• Chuẩn bị tích hợp với hệ thống nhà máy thông minh
  
  
• Dự kiến mở rộng đa quốc gia, đa ngôn ngữ
  

Một hệ thống phân loại bền vững sẽ giảm thiểu việc sửa đổi sau này, tiết kiệm chi phí và công sức lớn.

12. Liên kết dữ liệu với Andon System trong sản xuất
Andon system là hệ thống hiển thị và cảnh báo tình trạng dây chuyền sản xuất.

Khi liên kết với hệ thống phân loại sản phẩm, andon system có thể:

• Hiển thị chính xác mã sản phẩm đang bị lỗi
  
  
• Thông báo nguyên liệu còn thiếu cho sản phẩm cụ thể
  
  
• Tự động gửi cảnh báo đến bộ phận kho/kỹ thuật
  

Lưu ý: Dữ liệu phân loại phải nhất quán, đầy đủ thuộc tính thì andon system mới hoạt động hiệu quả, tránh hiển thị sai thông tin gây nhầm lẫn trên dây chuyền.

Kết luận
Việc xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm không còn là một bước kỹ thuật nhỏ trong quản trị doanh nghiệp, mà là một nền tảng chiến lược để số hóa, tối ưu vận hành và gia tăng năng lực cạnh tranh.

Nếu được xây dựng đúng cách – theo hướng chuẩn hóa, tự động hóa, dễ tích hợp với các công cụ như andon system – doanh nghiệp sẽ tiết kiệm hàng trăm giờ nhập liệu, giảm rủi ro vận hành và tăng tốc quy trình ra quyết định.

Đừng coi nhẹ khâu phân loại sản phẩm. Nó là cánh cửa dẫn đến sản xuất thông minh, quản trị hiện đại và tăng trưởng bền vững.

Chi tiết liên hệ
Công ty cổ phần điện tử viễn thông Ánh Dương (ADSUN JSC)
Địa chỉ: 340/16 Lê Văn Quới, P. Bình Hưng Hòa, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại 090.125.8778
Email: andonadsun@gmail.com