Cách Xây Dựng Hệ Thống Phân Loại Sản Phẩm Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại

Trong một doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại hiện đại, việc kiểm soát và quản lý sản phẩm hiệu quả không còn chỉ dừng ở sổ sách hay bảng tính thủ công. Từ quản trị kho, mua sắm, vận hành dây chuyền đến bán hàng – tất cả đều phụ thuộc vào một hệ thống phân loại sản phẩm chặt chẽ và khoa học.

Việc thiết lập một hệ thống phân loại sản phẩm hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, giảm sai sót, tiết kiệm chi phí, và nâng cao khả năng cạnh tranh, đặc biệt khi tích hợp với các công cụ hiện đại như hệ thống andon hoặc andon system trong quản lý sản xuất thông minh.

Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu đầy đủ cách xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm phù hợp với quy mô doanh nghiệp, nhu cầu ngành hàng và mục tiêu phát triển bền vững.

1. Hệ thống phân loại sản phẩm là gì và tại sao cần xây dựng?
Hệ thống phân loại sản phẩm là cách thức chuẩn hóa việc đặt tên, mã hóa, nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ để quản lý, giao dịch và phân tích dữ liệu dễ dàng và nhất quán.

1.1 Vai trò quan trọng

• Quản trị kho: Kiểm soát tồn kho, giảm thất thoát.
  
  
• Chuỗi cung ứng: Theo dõi luân chuyển hàng hóa.
  
  
• Bán hàng: Tối ưu danh mục sản phẩm, tra cứu nhanh.
  
  
• Sản xuất: Tích hợp với MES, ERP, hệ thống andon để cảnh báo lỗi hoặc thiếu nguyên liệu.
  
  
• Kế toán – Tài chính: Định giá, tính giá vốn, kiểm kê.
  
  
• Pháp lý và thuế quan: Đáp ứng chuẩn phân loại quốc tế (HS, UNSPSC, GPC, v.v.).
  

2. Nguyên tắc nền tảng khi xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm
Trước khi bắt tay thiết kế, doanh nghiệp cần xác định các nguyên tắc cốt lõi:

• Đơn giản nhưng chi tiết: Đủ chi tiết để phân biệt nhưng không quá rườm rà.
  
  
• Thống nhất: Sử dụng quy tắc đặt tên, mã hóa xuyên suốt.
  
  
• Mở rộng dễ dàng: Linh hoạt thêm sản phẩm mới.
  
  
• Phù hợp chuẩn quốc tế: Dựa trên HS, UNSPSC, GPC để đảm bảo khả năng giao dịch toàn cầu.
  
  
• Khả năng tích hợp: Đồng bộ với ERP, WMS (Warehouse Management System), MES, andon system.
  

3. Các bước chi tiết để xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm hiệu quả
3.1 Khảo sát và phân tích nhu cầu

• Số lượng SKU hiện tại và dự kiến.
  
  
• Đặc điểm ngành hàng (ví dụ thực phẩm, cơ khí, dược phẩm).
  
  
• Mức độ chi tiết cần quản lý.
  
  
• Đối tượng sử dụng (bộ phận kho, mua hàng, bán hàng, sản xuất, tài chính).
  
  
• Nhu cầu tích hợp hệ thống – ví dụ, dữ liệu sản phẩm cần đồng bộ với hệ thống andon để hiển thị trạng thái thiếu nguyên liệu.
  

3.2 Lựa chọn chuẩn phân loại phù hợp

• HS Code cho xuất nhập khẩu.
  
  
• UNSPSC cho mua sắm và quản trị danh mục.
  
  
• GS1 GPC cho bán lẻ và chuỗi cung ứng.
  
  
• Hoặc thiết kế hệ thống mã nội bộ tùy chỉnh, nhưng nên “mapping” với chuẩn quốc tế để xuất khẩu dễ dàng.
  

3.3 Thiết kế cấu trúc phân loại
Một hệ thống phân loại sản phẩm tốt thường theo dạng phân cấp:

• Nhóm ngành chính (ví dụ: Thực phẩm, Máy móc).
  
  
• Danh mục con (ví dụ: Đồ uống, Máy công cụ).
  
  
• Dòng sản phẩm (Nước ngọt, Máy tiện CNC).
  
  
• Mã sản phẩm cụ thể (SKU riêng).
  

Ví dụ mã cấu trúc: TP-NU-COCA-250 (Thực phẩm – Nước uống – Coca – Lon 250ml).

3.4 Quy ước đặt tên và mã hóa

• Ngắn gọn, dễ hiểu, không mơ hồ.
  
  
• Không trùng lặp.
  
  
• Dùng chữ và số hợp lý để người dùng dễ nhớ.
  
  
• Thống nhất trong toàn hệ thống.
  
  
• Nếu có hệ thống đa ngôn ngữ, cần chuẩn hóa tên tiếng Anh.
  

3.5 Xây dựng từ điển dữ liệu sản phẩm (Product Master Data)

• Mã sản phẩm.
  
  
• Tên chính thức.
  
  
• Mô tả chi tiết.
  
  
• Đơn vị tính.
  
  
• Thuế suất/HS Code.
  
  
• Ảnh sản phẩm.
  
  
• Nhà cung cấp.
  
  
• Thuộc tính kỹ thuật.
  
  
• Mapping với chuẩn quốc tế (UNSPSC, GPC).
  

3.6 Tích hợp hệ thống CNTT
Để vận hành thực tế, hệ thống phân loại sản phẩm cần tích hợp với:

• ERP (Enterprise Resource Planning).
  
  
• WMS (Warehouse Management System).
  
  
• MES (Manufacturing Execution System).
  
  
• CRM (Customer Relationship Management).
  
  
• Và đặc biệt, hệ thống andon hoặc andon system trong nhà máy.
  

4. Vai trò của hệ thống andon trong quản trị phân loại sản phẩm
Hệ thống andon là công cụ hiển thị trực quan tình trạng sản xuất, giúp cảnh báo lỗi, thiếu nguyên liệu hoặc dừng dây chuyền.

Khi hệ thống phân loại sản phẩm được thiết kế tốt và tích hợp đầy đủ, andon system có thể:

• Hiển thị chính xác mã sản phẩm thiếu.
  
  
• Thông báo vị trí, nhóm sản phẩm cần bổ sung.
  
  
• Giúp công nhân và quản lý dây chuyền hành động kịp thời.
  
  
• Tích hợp dữ liệu tồn kho để dự đoán nhu cầu cung ứng.
  

Ví dụ: Khi một công đoạn thiếu “Linh kiện A – mã LC-A-001”, đèn andon sẽ phát tín hiệu đỏ kèm thông tin chi tiết để kho kịp thời cấp phát.

5. Các lưu ý quan trọng khi xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm
5.1 Đồng bộ giữa các phòng ban

• Phòng mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất phải sử dụng chung một chuẩn.
  
  
• Giảm nhầm lẫn, sai sót khi trao đổi dữ liệu.
  

5.2 Đào tạo nhân sự

• Giải thích cấu trúc mã.
  
  
• Cách tra cứu.
  
  
• Cách cập nhật dữ liệu mới.
  

5.3 Kiểm soát quyền chỉnh sửa

• Ai có quyền tạo mã mới?
  
  
• Quy trình phê duyệt.
  
  
• Ngăn chặn tạo mã trùng hoặc sai cấu trúc.
  

5.4 Cập nhật và bảo trì định kỳ

• Sửa lỗi.
  
  
• Loại bỏ mã cũ.
  
  
• Thêm danh mục mới.
  
  
• Đảm bảo tính nhất quán theo thời gian.
  

5.5 Tích hợp tiêu chuẩn quốc tế

• Để xuất khẩu, cần liên kết HS Code, UNSPSC, GPC.
  
  
• Giúp giao dịch thương mại thuận tiện, tuân thủ quy định.
  

6. Ví dụ thực tế về triển khai hệ thống phân loại sản phẩm
Doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện:

• Nhóm ngành: Thiết bị điện – Tủ điện – Linh kiện.
  
  
• Mã hóa: EL-TD-MCB-16A.
  
  
• Tích hợp WMS để theo dõi tồn kho chi tiết.
  
  
• Kết nối MES để quản lý sản xuất.
  
  
• Hệ thống andon hiển thị trạng thái thiếu linh kiện cụ thể (MCB 16A) trên dây chuyền lắp ráp.
  

Doanh nghiệp bán lẻ FMCG:

• Nhóm ngành: Thực phẩm – Đồ uống – Nước giải khát.
  
  
• Mã hóa: FB-DR-COCA-250.
  
  
• Đồng bộ ERP và hệ thống POS.
  
  
• Tích hợp GS1 GPC để kết nối chuỗi cung ứng toàn cầu.
  

7. Công cụ hỗ trợ xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm

• Excel / Google Sheets để thiết kế ban đầu.
  
  
• Phần mềm ERP (SAP, Odoo, Dynamics).
  
  
• Hệ thống WMS để quản lý kho.
  
  
• MES để quản lý sản xuất.
  
  
• Hệ thống andon để hiển thị lỗi sản xuất theo mã phân loại.
  

8. Lợi ích sau khi áp dụng hệ thống phân loại sản phẩm hiệu quả

• Tăng tốc độ tìm kiếm, xuất nhập kho.
  
  
• Giảm nhầm lẫn, sai sót, thất thoát.
  
  
• Tích hợp dễ dàng với hệ thống quản trị khác.
  
  
• Hỗ trợ ra quyết định mua hàng và sản xuất.
  
  
• Đáp ứng yêu cầu hải quan và chuẩn quốc tế.
  
  
• Cải thiện hiệu suất andon system – hiển thị thông tin chính xác, giảm thời gian ngừng máy.
  

Kết luận
Hệ thống phân loại sản phẩm không phải chỉ để “dán nhãn” – nó là nền tảng quản trị dữ liệu, vận hành kho, sản xuất và thương mại.

Việc xây dựng một hệ thống phân loại sản phẩm hiệu quả đòi hỏi khảo sát nhu cầu, lựa chọn chuẩn phù hợp, thiết kế cấu trúc mã thông minh, và quan trọng hơn hết là khả năng tích hợp với các hệ thống hiện đại như ERP, MES, và hệ thống andon hoặc andon system trong sản xuất.

Doanh nghiệp nào đầu tư nghiêm túc cho công đoạn này sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí vận hành, tránh sai sót và gia tăng lợi thế cạnh tranh bền vững.
Chi tiết liên hệ
Công ty cổ phần điện tử viễn thông Ánh Dương (ADSUN JSC)
Địa chỉ: 340/16 Lê Văn Quới, P. Bình Hưng Hòa, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại 090.125.8778
Email: andonadsun@gmail.com