Trái với nhu cầu lưu trữ hồ sơ theo quý hay nhiều năm của các công ty thực hiện kinh doanh theo chế độ khách hàng lâu dài thì các loại hồ sơ của các công ty kinh doanh sản phẩm thường chỉ gói gọn trong một năm và phân chia theo tháng nhưng số lượng thì lại rất lớn từ đó mà nó làm rối những nhà phyân lược chiến lược lưu trữ hồ sơ làm chọ họ khó khăn trong việc sắp xếp và từ đó chúng ta cần có chiến lược phân lập hồ sơ sao cho thật tốt để chúng ta có thể thực hiện việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ tốt nhất có thể. Lưu hồ sơ chất lượng Để phân lập hồ sơ tháng chúng ta cần phải phân bố và danh sách các loại hồ sơ theo 3 tiêu chỉ sau trước tiên cho chúng thật rõ ràng sau đó chúng ta mới bắt đầu để chúng vào số kệ tháng mà đầu tiên chính là theo độ quan trọng, tùy vào độ quan trọng mà chúng ta chia hồ sợ ra làm 3 nhóm cực kỳ quan trọng, thường và yếu tố thấp nhất. Kế đó chính là phân loại theo mục đích, như lưu để đối chiếu, tra cứu hay lưu để làm tài liệu mục đích tùy vào hình thức kinh doanh và sử dụng các loại hồ sơ của công ty mình mà chúng ta linh động chia các mục đích kinh doanh này thành các khuôn khổ để áp dụng vào việc lưu hồ sơ. Lưu trữ hồ sơ Và cuối cùng chính là phân mục vào độ sử dụng, các loại hồ sơ thường xuyên sử dùng nằm trong các nhóm để ở các kệ dễ dàng lấy nhất và sau khi thỏa ba tiêu chí trong sắp xếp này chúng ta mới bắt đầu sắp xếp chúng theo kệ tháng và dần dần thực hiện việc tối ưu hóa cho chúng. VINAMOVES - CÔNG TY CHO THUÊ KHO LƯU TRỮ Địa chỉ: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, Phường 27, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM Tel: 08-62589547 – 08-62589548 Fax: 08-35562975
