Để tổ chức sự kiện thành công phụ thuộc rất lớn vào hệ thống âm thanh. Đây là yếu tố có vai trò quyết định, bởi những trục trặc thông thường nhất trong hệ thống âm thanh cũng có thể tạo nên "thời gian chết" trên sân khấu, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng chương trình cũng như tâm lý người tham gia sự kiện. Chính vì thế, khi set up âm thanh, bạn cần đặc biệt để tâm những vấn đề dưới đây: Tránh dùng âm thanh của khách sạn Vì sao? Các khách sạn hiếm khi có hệ thống âm thanh chuyên nghiệp và chất lượng. Các thiết bị âm thanh của khách sạn như micro, bục diễn thuyết, loa cầm tay, loa chính.... thường không cùng chủng loại, thậm chí đã được sản xuất quá lâu và chất lượng nghe rất kém, không tương thích với nhau. Nếu sự kiện của bạn có quy mô nhỏ như họp báo, không dùng đến văn nghệ, hay các cuộc họp nội bộ.... bạn có thể dùng hệ thống âm thanh khách sạn. Các sự kiện có yếu tố nghệ thuật và đòi hỏi âm thanh hay thì hệ thống loa tại khách sạn sẽ không thể đáp ứng được điều này, thậm chí gây quá tải, đứt dây điện... Chạy thử âm thanh trước sự kiện Việc làm này cực kỳ cần thiết để đảm bảo trong suốt quá trình diễn ra sự kiện không gặp phải sai sót. Hãy cho các thiết bị âm thanh chạy thử ngay sau khi setup xong tại nơi tổ chức sự kiện, kiểm tra xem chúng hoạt động có đồng bộ hay không. Trong trường hợp gặp trục trặc, bạn vẫn còn thời gian để giải quyết việc này. Với những sự kiện mang tính nghệ thuật và có ca nhạc, thường có những buổi soundcheck (kiểm tra âm thanh) đối với các ca sĩ, ban nhạc để họ điều chỉnh kịp thời các trục trặc về âm thanh nếu có. Bên cạnh đó, bạn nên kiểm các nhân viên vận hành hệ thống âm thanh về việc nắm chắc các nguyên tắc hoạt động của hệ thống này, có thuộc vị trí các nút điều chỉnh, có thành thạo việc điều chỉnh âm thanh, có nắm vững cách vận hành những thiết bị phụ trợ như băng video, micro phụ hay không… Nếu có vấn đề, bạn có thể đề nghị nhà cung cấp thay đổi người điều chỉnh dàn âm thanh. Điều chỉnh âm lượng hợp lý Khi bạn chạy thử âm thanh thường không có người. Cho nên, trong sự kiện chính cần điều chỉnh âm lượng của hệ thống loa lên cao hơn so với mức bình thường vì ở không gian đông người thì âm lượng phải để ở mức cao hơn so với lúc không có người. Trong lúc sự kiện diễn ra, bạn có thể đi ra xa để nghe thử âm thanh của hệ thống xem có ổn không và điều chỉnh kịp thời thay vì đứng ngay bên cạnh giàn loa giám sát, bạn sẽ không cảm nhận được chất lượng, âm lượng của loa. Cân nhắc khi thuê mướn âm thanh Khi thuê mướn âm thanh, bạn có thể đề nghị nhà cung cấp đề xuất các thiết bị cần có cho một sự kiện. Tuy nhiên, cũng cần rà soát lại các thiết bị mà họ đề xuất, bạn có thể nhờ những người có kinh nghiệm kiểm tra danh mục thiết bị này, cái nào không quan trọng thì bỏ ra bớt. vì các nhà cung cấp thường đề xuất nhiều thiết bị không thực sự cần thiết để nâng giá cho thuê lên Công ty Vietlinks Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện , cho thuê thiết bị âm thanh , cho thuê bàn ghế giá rẻ
