1. Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp Việc tạo ra các mục tiêu chất lượng là một yêu cầu chung của các tiêu chuẩn QMS, bao gồm ISO 9001. Các mục tiêu này được thiết kế để khuyến khích các tổ chức xác định các mục tiêu chiến lược và mục đích cho QMS. Mục tiêu chuyển tầm nhìn của một tổ chức vào thực tiễn bằng cách tạo ra một liên kết giữa các yêu cầu của khách hàng và các mục tiêu cụ thể, đo lường được và có thể đạt được. Các mục tiêu chất lượng cần cung cấp một tầm nhìn rõ ràng cho mọi thành viên trong tổ chức để hiểu mục đích của công ty và giá trị của QMS. Các mục tiêu cần cung cấp một số liệu rõ ràng để đo lường tiến độ so với các mục tiêu chiến lược, bao gồm cả mốc thời gian để đạt được và thông số cải thiện có thể đo lường được. 2. Quản lý dữ liệu Dữ liệu là cốt lõi của các phương pháp hiện đại để quản lý chất lượng tổng thể. Chất lượng dữ liệu và tính sẵn sàng là rất quan trọng đối với sự thành công của khung QMS để thúc đẩy các hoạt động kiểm soát chất lượng phòng ngừa và cải tiến chất lượng. Các tổ chức có thực tiễn quản lý dữ liệu không hiệu quả có thể gặp phải chất lượng sản phẩm không nhất quán, hoạt động không hiệu quả, rủi ro tuân thủ, sự hài lòng của khách hàng kém và lợi nhuận thấp. Một tổ chức phải có khả năng cung cấp bằng chứng dữ liệu có ý nghĩa về kiểm soát chất lượng hiệu quả. Hệ thống quản lý dữ liệu cần hỗ trợ các nỗ lực cải tiến liên tục và các hành động khắc phục bằng cách xác định các loại dữ liệu được thu thập bởi các tổ chức và nguồn của bên thứ 3. Chính sách quản lý dữ liệu nên giải quyết các loại dữ liệu, nguồn, phương pháp thu thập, trách nhiệm, lưu trữ, xử lý và phân tích. Các loại dữ liệu cần thiết để chứng minh hiệu suất hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả có thể khác nhau đáng kể giữa các tổ chức. Tuy nhiên, tối thiểu phải bao gồm các nguồn sau: Sự hài lòng của khách hàng Hiệu suất nhà cung cấp Giảm sát sản phẩm và quy trình Không phù hợp Xu hướng Hành động phòng ngừa hoặc khắc phục >> Bạn có thể tham khảo thêm cách duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả: http://bit.ly/2njytPG 3. Sổ tay chất lượng Một hướng dẫn chất lượng được đinh nghĩa là tài liệu đầu tiên của QMS. Nó nêu rõ động lực cho việc áp dụng mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng và vai trò của chất lượng trong tổ chức. Yêu cầu ISO 9000 cho sổ tay chất lượng quy định rằng tài liệu này phải: Mô tả phạm vi của QMS Chi tiết các yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc khung QMS Liệt kê bất kỳ yếu tố nào của QMS được loại trừ khỏi quá trình thực hiện Tham khảo quy trình quản lý chất lượng được sử dụng trong tổ chức Cung cấp tài liệu trực quan về các quy trình quan trọng thông qua sơ đồ Giải thích các chính sách và mục tiêu chất lượng của tổ chức. 4. Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm QMS phải bao gồm một mô hình rõ ràng và cập nhật về cấu trúc và trách nhiệm của tất cả các cá nhân trong tổ chức. Tài liệu về cấu trúc và trách nhiệm nên bao gồm các hướng dẫn trực quan như sơ đồ và tài liệu rõ ràng. 5. Quy trình nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng là phương pháp tiếp cận theo quy trình để kiểm soát và đảm bảo chất lượng. Các tiêu chuẩn để quản lý chất lượng yêu cầu các tổ chức xác định và xác định tất cả các quy trình tổ chức sử dụng bất kỳ tài nguyên nào để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Hầu như mọi trách nhiệm trong tổ chức đều có thể gắn liền với một quy trình, bao gồm cả việc mua hàng. Những nổ lực ban đầu để xác định các quy trình sẽ tạo ra một bức tranh cấp cao về cách các quy trình phục vụ tổ chức và giao với các tài nguyên như nhân viên, máy móc hoặc công nghệ. Sau khi xác định các quy trình, các tổ chức có thể bắt đầu xác định các tiêu chuẩn và số liệu thành công: Xác định quy trình tổ chức Xác định tiêu chuẩn quy trình Thiết lập các phương pháp đo lường thành công Tài liệu một cách tiếp cận tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng đầu ra Thúc đẩy liên tục cài tiến 6. Sự hài lòng của khách hàng với chất lượng sản phẩm Một thành phần cốt lõi của QMS là yêu cầu cho các tổ chức giám sát sự hài lòng của khách hàng để xác định xem các mục tiêu chất lượng có đạt được hay không. Một số tiêu chuẩn không quy định các phương pháp cụ thể để đo lường sự hài lòng của khách hàng vì định nghĩa về chất lượng sản phẩm và dữ liệu có sẵn có thể khác nhau đáng kể giữa các tổ chức. Bước đầu tiên để thiết lập hệ thống giám sát cho sự hài lòng của khách hàng phải là định nghĩa về các phương pháp phù hợp để đo lường thái độ và khiếu nại của khách hàng, bao gồm: Khảo sát sự hài lòng Thủ tục khiếu nại Ứng dụng phân tích để đo lường xu hướng hài lòng Đánh giá quản lý sự hài lòng của khách hàng 7. Dụng cụ chất lượng Việc kiểm soát và hiệu chuẩn các công cụ được sử dụng để đo lường chất lượng là không thể thiếu đối với sự thành công của QMS. Nếu máy móc hoặc thiết bị được sử dụng để xác nhận sản phẩm hoặc quy trình, thiết bị này phải được kiểm soát và hiệu chuẩn cẩn thận theo tiêu chuẩn ngành. Tuỳ thuộc vào thiết bị, điều này có thể liên quan đến hiệu chuẩn định kỳ hoặc hiệu chuẩn trước mỗi phép đo. Thiết kế hệ thống quản lý chất lượng trong một tổ chức cần đưa ra một chính sách rõ ràng để duy trì các công cụ chất lượng dựa trên các tiêu chuẩn được quốc gia công nhận cho từng thiết bị chất lượng. 8. Cải tiến liên tục Cải tiến và thích ứng liên tục là cần thiết cho các tổ chức để thúc đẩy lợi ích với QMS và duy trì sự hài lòng của khách hàng. QMS cho rằng cải tiến liên tục là trách nhiệm toàn tổ chức. Tuy nhiên, ISO 9001 rõ ràng rằng lãnh đạo phải đóng vai trò cốt lõi trong việc thực hiện văn hoá theo hướng chất lượng. Khoản 5.1.1 nêu rõ “ban lãnh đạo cao nhất sẽ thể hiện sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng bằng cách chịu trach nhiệm về tính hiệu quả”. Thiết kế các quy trình tổ chức để đáp ứng các tiêu chuẩn QMS để cải tiến liên tục đòi hỏi phải có tài liệu kiểm soát rõ ràng trong toàn tổ chức. Tài liệu cải tiến nên bao gồm, mở mức tối thiểu: Thủ tục lập kế hoạch áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Yêu cầu tuân thủ Thiết kế an toàn Tư duy dựa trên rủi ro Hành động khắc phục (CAPA) Cải thiện dần dần và đột phá Sự đổi mới Đánh giá QMS 9. Kiểm soát tài liệu Theo ISO, định nghĩa của một tài liệu trong một tổ chức định hướng chất lượng là rộng, nó bao gồm tất cả các hồ sơ của: Truyền thông Chứng cớ Sự phù hợp của QMS Chia sẻ kiến thức QMS đưa ra các tiêu chuẩn cho các loại tài liệu cần thiết để hỗ trợ quản lý chất lượng ở mức tối thiểu, có thể không phản ánh tất cả tài liệu cần thiết để kiểm soát chất lượng chính xác. Điều này thường bao gồm các mục tiêu chất lượng, hướng dẫn chất lượng, quy trình, tài liệu quy trình và lưu trữ hồ sơ. Hệ thống quản lý tài liệu phải chứa tất cả bằng chứng cần thiết để chứng minh hiệu suất QMS một cách khách quan. Lưu trữ hồ sơ hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công của QMS, khả năng đạt được chứng nhận với các tiêu chuẩn QMS và tuân thủ quy định. Trong quá trình thiết kế QMS, các tổ chức nên tạo các định nghĩa cụ thể về hồ sơ trong tổ chức và các chính sách để tạo, lưu trữ và chỉnh sửa tài liệu. Mặc dù các tiêu chuẩn QMS thường không quy định một phương pháp để quản lý tài liệu, nhưng việc có thể nắm bắt và giữ lại tất cả các bằng chứng hỗ trợ thường được hoàn thành tốt chất với phần mềm hệ thống quản lý chất lượng. Mọi thắc mắc cần được tư vấn vã hỗ trợ, hãy nhanh tay liên hệ với LAVAN chúng tôi qua HOTLINE: 0947 597 268 – WEBSITE: https://lavan.com.vn/
