Hệ thống quản lý chất lượng của bạn đã quá cũ kỹ và kém hiệu quả? Quy trình sản xuất đã cho ra nhiều sản phẩm lỗi hơn trước? Với bài viết dưới đây, hệ thống quản lý chất lượng của bạn sẽ được cải thiện 1 cách nhanh chóng và đơn giản. Hệ thống quản lý chất lượng là gì và tại sao nó quan trọng? Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các hướng dẫn và quy trình bằng văn bản và có kiểm soát tạo thành nền tảng cho tất cả các thủ tục. Các hệ thống quản lý chất lượng giúp xác định các bước cho các quy trình chính và hình thành các phương pháp trong việc ngăn chặn các sai sót kịp thời. hệ thống này còn được sử dùng để bảo vệ thương hiệu, quy trình tổ chức và sự quan tâm của khách hàng. Các bước cải tiến hệ thống quản lý chất lượng 1. Xác định mục tiêu và tầm nhìn Doanh nghiệp cần phổ biến mục tiêu và tầm nhìn đến tất cả nhân viên của doanh nghiệp. Để làm được cần phát triển một quy trình để hướng dẫn nhân viên trong quá trình định hướng nhân viên mới và truyền đạt sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị như bước đầu tiên. Từ đó, các nhân viên sẽ có thể biết được vị trí của danh nghiệp mình trên thị trường quốc tế 2. Xác định các yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp nên xác định các yếu tố nào là quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và hệ thống quản lý chất lượng để có thể tập trung nguồn lực để đấy mạnh phát triển các yếu tố quan trọng. Sau đây là một số yếu tố được LAVAN thống kê và tìm hiểu khi cải tiến hệ thống: - Tài chính - Sự hài lòng của khách hàng - Quy trình sản xuất - Thị trường kinh doanh - Sự hài lòng của nhân viên - Chất lượng sản phẩm 3. Nâng cao các biện pháp đo lường Khi các yếu tố quan trọng được xác định, cần phải có các phép đo được đưa ra để theo dõi và quan sát tiến trình.Điều này có thể được thực hiện thông qua một quy trình báo cáo, được sử dụng để thu thập dữ liệu được chỉ định và chia sẻ thông tin với các nhà lãnh đạo cấp cao. Ví dụ: nếu mục tiêu là tăng điểm khảo sát sự hài lòng của khách hàng, cần có một mục tiêu và một biện pháp để chứng minh thành tích của mục tiêu. 4. Xác định nhóm khách hàng quan trọng Mỗi doanh nghiệp đều có 1 nhóm khách hàng mục tiêu nhất định. Với việc thấu hiểu được nhóm khách hàng mục tiêu thì doanh nghiệp có thể phát triển sản phẩm của mình sao cho phù hợp với yêu cầu của nhóm khách hàng đó. Có 1 lỗi mà có rất nhiều doanh nghiệp mắc phải đó chính là không thừa nhận rằng nhân viên cũng chính là những khách hàng cực kỳ quan trọng. Vì đó là lực lượng sản xuất trực tiếp cho doanh nghiệp, tạo doanh thu về cho doanh nghiệp. Một số các khách hàng quan trọng: - Nhân viên - Khách hàng - Nhà cung cấp - Các nhóm tình nguyện viên 5. Thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng Cách duy nhất để doanh nghiệp biết được sản phẩm của họ có tốt và phù hợp với khách hàng không đó là gửi bảng câu hỏi cho khách hàng. Tạo một bảng thiết kế câu hỏi để thu hút phản hồi từ mỗi nhóm khách hàng để biết rằng những điểm mạnh và yếu của sản phẩm. Từ đó đưa ra những cải tiến và thay đổi phù hợp hơn với thị hiếu khách hàng.Các tổ chức thường mắc sai lầm khi nghĩ rằng họ biết điều gì là quan trọng đối với khách hàng và đặt câu hỏi khảo sát sai. Ảnh hưởng trực tiếp đến các chiến lược sản phẩm sau này của doanh nghiệp. 6. Phát triển các công cụ khảo sát. Việc thu thập ý kiến khách hàng thôi thì vẫn chưa đủ, doanh nghiệp còn phải phát triển các công cụ khảo sát khách hàng để tìm hiểu những khách hàng tiềm năng và tiềm năng của các sản phẩm trong thời gian tới. Tạo ra những bảng khảo sát tùy chỉnh cho mỗi nhóm đối tượng khách hàng, điều đó sẽ giúp doanh nghiệp biết được hành vi của người tiêu dùng qua từng nhóm hàng, đặc điểm từ đó đưa ra những sản phẩm phù hợp hơn đối với từng nhóm khách hàng. 7. Xây dựng kế hoạch cải tiến. Dựa vào những dữ liệu đã được thu thập từ trước, tạo nên một kế hoạch cải tiến hệ thống quản lý chất lượng và nên được viết theo sơ đồ SMART. Sơ đồ MART có thể chứa một số yếu tố sau đây: - Cải thiện quy trình sản xuất - Nâng cao kỹ năng lãnh đạo: Walk-the-Talk - Nâng cao khả năng quản lý - Cải thiện khả năng của nhân viên - Quản lý hiệu xuất: Đặt ra những mục tiêu, tạo ra những bản mô tả công việc sẽ giúp nhân viên dễ năm bắt và hiểu được việc mình cần làm hơn. 8. Nâng cao công nghệ. Công nghệ là 1 yếu tố vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy chắc chắn rằng máy móc của bạn không bị lỗi thời. Liên tục cập nhật những thông tin về các khoa học công nghệ tiên tiến chắc chăn sẽ giúp ích cho bạn trong việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng đã già cỗi là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Liên hệ ngay với LAVAN qua hotline: 0947 597 268 để được hỗ trợ tư vấn và cải tiến hệ thống quản lý ngay nhé.
