Rủi ro trong tổ chức sự kiện luôn là điều khiến các nhà tổ chức đau đầu và tìm mọi cách để phòng tránh nó. Bởi rủi ro chính là nguyên nhân chính khiến cho sự kiện bị đổ bể và nếu để xảy ra rủi ro sẽ khiến cho đơn vị tổ chức trở nên không chuyên nghiệp và bị mất điểm. Tuy nhiên, trong những lý do khách quan thì không thể lường trước được những rủi ro đó mà người tổ chức chỉ có thể tìm cách giải quyết sao cho êm thấm nhất. Vậy giải quyết rủi ro trong tổ chức sự kiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn 4 bước: Bước 1: Xây dựng kịch bản sự kiện chi tiết Kịch bản chi tiết là cách để bạn hạn chế tối đa nhất những sự cố có thể xảy ra. Bởi lẽ kịch bản là yếu tố cấu thành lên sự kiện, chuẩn chỉ từ gốc sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn những vấn đề xung quanh. Bạn cần xây dựng một kịch bản chi tiết theo các mục: thời gian - nội dung - người thực hiện - vận dụng cần thiết - ghi chú - … Ngoài ra, tùy vào từng lĩnh vực cụ thể mà bạn có thể liệt ra thêm các mục khác. Kịch bản càng chi tiết bao nhiêu thì sau này sẽ càng dễ dàng cho bạn thực hiện. - Tổ chức sự kiện là gì ? Bước 2: Phân chia công việc rõ ràng Sau khi có kịch bản chi tiết, bạn hãy phân công công việc rõ ràng cho từng người. Bạn hãy lựa chọn những người phù hợp với từng công việc, có chuyên môn và giỏi là điều tốt nhất. Nhưng bạn cần lưu ý nên kết nối mọi người, dù là phân công công việc nhưng vẫn phải gắn kết tạo thành một ekip ăn ý. Lưu ý về time line hoàn thành công việc. Tùy đặc điểm mỗi công việc mà bạn có thể cho mức time line phù hợp với yêu cầu của sự kiện. Điều này không chỉ khiến công việc được giao thêm phần quan trọng, những người được giao cũng có trách nhiệm hơn với công việc được giao và cũng giúp bạn dễ dàng quản lý ekip của mình. Bước 3: Vạch sẵn những rủi ro và dự trù phương án giải quyết Đây là công việc của một nhà leader sự kiện. Lúc này, kỹ năng kiểm soát công việc được phát huy tối đa. Bạn cần biết dự đoán trước được tình hình, đặt ra được các giả thiết về sự cố có thể xảy ra và cách xử lý. Điều này có thể cần kinh nghiệm của những người đã trong nghề lâu năm, nhưng nếu bạn là người mời, bạn hoàn toàn có thể tự vạch ra được. Các sự cố có thể xảy ra do thời tiết, do nhà cung cấp, do khách hàng,...Việc dự tính trước rủi ro sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống, giảm thiểu sự cố ở mức tối đa. Bước 4: Những lưu ý trong quá trình giải quyết Ngoài các bước trên, bạn cần lưu ý khi giải quyết sự cố, hãy cố gắng đừng để khách hàng biết rằng đang có sự cố xảy ra. Càng kín đáo bao nhiêu càng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Càng không để khán giả phát hiện ra sự cố thì sự kiện bạn tổ chức càng được đánh giá cao. Việc khoe khoang những sự cố trong chương trình không khiến khán giả thấy được cách giải quyết tình huống của bạn mà sẽ gây mất điểm đấy. Với 4 bước chia sẻ ở trên saigon teambuilding chúc các bạn có một sự kiện thành công, giảm thiếu tối đa được rủi ro của mình.
